Las reuniones son una parte fundamental de la vida organizativa. En ellas se toman decisiones, se planifican proyectos, se comparte información y se establecen relaciones con los compañeros. Sin embargo, no importa lo buenas que sean sus reuniones si no son eficaces: eso significa que no alcanzan sus objetivos ni producen los resultados que usted desea. Puede ser difícil crear reuniones eficaces porque requieren planificación, organización y participación de todas las partes implicadas, ¡y eso antes de empezar a tratar los temas!

Antes de continuar, te presentamos estas son 9 estrategias para que tus reuniones sean más prácticas:

9 estrategias para que tus reuniones sean muy eficaces
Infografía ofrecida por Wrike – Software Para La Gestión De Proyectos

Tener una agenda

Un orden del día es una lista de temas o acciones que se van a tratar en una reunión. El orden del día puede ayudarle a determinar qué hay que discutir, cuánto tiempo llevará y quién hará qué durante la reunión. Es importante que todas las personas implicadas en su organización conozcan este documento para que sepan a qué atenerse y qué tareas hay que llevar a cabo para su empresa.

Un orden del día eficaz debe incluir:

Todos los temas que deben tratarse durante la reunión (por ejemplo, las cuotas de ventas).

El tiempo asignado a cada punto del orden del día (por ejemplo, cada 3 minutos).

Un resumen de cada tema para que los asistentes sepan a qué atenerse antes de entrar en el debate.

Ten claro lo que quieres conseguir.

Antes de empezar una reunión, es importante definir el problema. La mejor manera de hacerlo es preguntándose: ¿qué quiero conseguir en los próximos meses o año? Si su respuesta es «no lo sé», probablemente debería dejar de leer ahora mismo e irse a dormir.

También es muy útil que todos los presentes tengan un objetivo para su propio nivel de forma física/actividad, así como lo que les gustaría que su(s) compañero(s) o entrenador(es) vieran de ellos al final de cada semana/mes, etc., para que todos sepan hacia dónde se dirigen y cuánto han avanzado hacia la consecución de dichos objetivos.

Que se escuche a todo el mundo.

Deja que se escuche a todo el mundo.

Esta es una de las cosas más importantes que puedes hacer en una reunión, y es muy fácil olvidarla si estás acostumbrado a estar al mando. Asegúrate de que todo el mundo tiene la oportunidad de hablar antes de seguir adelante con el orden del día o tomar decisiones. No interrumpas a los demás cuando estén hablando; deja que terminen sus ideas antes de responder tú (si es que lo haces). No hables por encima de los demás ni hables demasiado; dejar tiempo a las ideas de los demás ayudará a evitar discusiones más adelante. Escucha atentamente y comprende lo que dicen los demás; aunque no estés de acuerdo con sus puntos de vista, es importante que todos se sientan escuchados sin juzgar. Si algo no queda suficientemente claro después de escuchar las opiniones de varias personas sobre un tema, no tengas miedo de hacer preguntas para que todos entiendan lo que quieren decir exactamente.

Es más importante ser inclusivo que ser breve.

Una buena reunión debe ser inclusiva, no sólo breve. La inclusión es importante porque demuestra que se valoran las opiniones de todas las partes interesadas. También significa que la atención no se centra únicamente en las personas más importantes de una organización: la inclusión de todos deja claro que todos tienen algo que ofrecer y que merece la pena escuchar sus opiniones en voz alta.

Presta atención a la diversidad.

Diversidad. En una reunión es importante incluir a un amplio abanico de personas con distintos antecedentes y experiencias. Si no estás seguro de si alguien se siente cómodo en tu reunión, ¡pregúntale! No querrás que se sientan incómodos o excluidos por no saber qué está pasando en la sala.

Incluye a personas que no estén familiarizadas con el proyecto para que todos los asistentes tengan la oportunidad de conocer el trabajo de los demás sin estar demasiado centrados en sus propias tareas (lo que podría causar confusión).

No subestime la importancia del contexto cuando solicite la asistencia a una reunión.

Lo más importante que hay que tener en cuenta es que el contexto es algo de lo que siempre hay que ser consciente y que puede afectar a la respuesta de la gente a tu solicitud.

Por ejemplo: Si le pides a alguien que asista a una reunión informal, nadie se preguntará por qué se lo pides (ni siquiera si quiere asistir). Pero si se lo pides porque forma parte de actividades relacionadas con el trabajo u otra cosa, entonces puede haber preguntas sobre por qué ahora y qué tiene que ver con sus obligaciones laborales.

Haz tus peticiones por escrito con antelación.

Es importante comunicarse por escrito antes de la reunión. Así se asegurará de que todo el mundo tiene claro lo que debe esperar y cómo puede contribuir a la reunión.

También es buena idea incluir algunas ideas sobre el orden del día, e incluso una encuesta informal entre los asistentes al principio del correo electrónico o la carta, para saber quién más podría querer asistir antes de que haya sorpresas durante el evento en sí.

Si es posible, envíe recordatorios sobre las próximas reuniones con enlaces que vayan directamente a sus calendarios (no a través del correo electrónico). Así evitarás trabajo extra a las dos partes implicadas al intentar coordinar sus agendas con las ajetreadas vidas de los demás.

Conclusion

Cuando planifique una reunión, asegúrese de seguir estos consejos. Si sus reuniones no están bien planificadas, organizadas y son diversas, no serán eficaces.

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